Hoe voorkom je als mkb’er problemen met je boekhouding?
Boekhouden bestaat al duizenden jaren. Zelfs in Bijbelse geschriften vindt men uitspraken als “Schrijf op wat je geeft en wat je ontvangt.” terug. Boekhouding anno nu is veel complexer, vooral met alle wetten en regels. De essentie van boekhouding is echter altijd hetzelfde gebleven: bijhouden wat je ontvangt en uitgeeft, zodat je altijd inzicht hebt in wat je momenteel hebt. Kortom: boekhouders waren, zijn en blijven belangrijk. Of ze nu gegevens voor een dictatoriaal rijk, oorlogsvloot of Drentse grasmaaierproducent bijhouden.
Een goede boekhouder is essentieel voor iedere mkb’er
Zoals de bovenstaande tekst al doet vermoeden, is een goede boekhouder essentieel voor een mkb-ondernemer. Hij regelt de verwerking van transacties, het doen van betalingen, het verzenden van transacties en het ophalen van portalfacturen. Daarnaast is het de rol van een goede boekhouder – of accountant – om jou als mkb-ondernemer te adviseren. Kan een nieuwe medewerker uit, moet die overname wel doorgaan of moet je misschien even gas terug nemen wat betreft die fusie?
Een boekhouder of accountant kan op basis van jouw gegevens vertellen welke stappen slim zijn om te zetten. En welke niet.
Hoe ontstaan problemen met je boekhouding?
Problemen met je boekhouding zijn frustrerend, maar komen vaker voor dan gewenst. Vooral wanneer ondernemers zelf boekhouden. De meeste problemen bij het boekhouden ontstaan als volgt:
- Een gebrek aan tijd voor de boekhouding;
- De boekhouding wordt niet digitaal gedaan, waardoor je vaak niet bij bent en niet altijd over je cijfers en gegevens beschikt;
- Ziekte van de administratief medewerker(s);
- Onvoldoende kennis van fiscale wetgeving;
- Ondernemers dienen aangiften te laat in.
Bovenstaande oorzaken zorgen dus dat jouw boekhouding niet op orde is. Dat resulteert vervolgens in een stagnatie van je resultaten, daling van de winst of misschien wel erger: een mogelijk faillissement omdat je geen idee hebt dat je onderneming ondermaats presteert. Daarom wil je problemen met je boekhouding voorkomen. Maar hoe doe je dat?
Hoe voorkom je problemen met je boekhouding?
Laten we beginnen met het feit dat iedere ondernemer wil dat zijn boekhouding geen problemen ervaart. Logisch. Toch merken we vaak dat mkb-ondernemers er niet alles aan doen om dit te voorkomen. Daarom gaan we je ermee helpen.
We hebben een aantal tips op een rij gezet waarmee jij zorgt dat je boekhouding op orde is. En blijft. Die tips waarmee je je boekhouding op orde krijgt zijn als volgt:
- Maak tijd vrij voor je boekhouding;
- Zorg voor een logische indeling van je documentatie (zowel online als offline) en richt je administratie op basis daarvan in (grootboek, btw-codes, stamgegevens en debiteuren/crediteuren);
- Bewaar al je bonnen en facturen, zowel online als offline;
- Wees op tijd met het indienen van aangiften, maak desnoods een terugkerend agendapunt aan (dit vind je terug op de website van de Belastingdienst);
- Koppel je boekhoudsoftware met je bankiersoftware, bestelsystemen en andere softwareprogramma’s;
- Besteed je boekhouding uit aan een partij die er de tijd, de focus en de expertise voor heeft.
- Automatiseer je boekhouding, zodat je geld, tijd en moeite bespaart.
Waarom je je boekhouding zou moeten automatiseren? Nou, het is de toekomst en bespaart je bakken met geld, terwijl de verwerking juist beter, sneller en accurater is.
Waarom zou je je boekhouding automatiseren?
Je boekhouding automatiseren klinkt misschien als een grote stap, maar dat valt wel mee. Hetgeen dat groot is in deze stap, is wat het je zal opleveren.
Robotaccountants zijn er om mkb-ondernemers verder te helpen. Minder kosten voor beter uitgevoerde werkzaamheden. Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Maar er is meer. Als je je boekhouding automatiseert, dan helpt zo’n geautomatiseerde oplossing je met:
- Het verwerken van al jouw boekhoudgerelateerde taken;
- Het op tijd betalen van jouw leveranciers;
- Het ophalen van je portalfacturen;
- Het opmaken en versturen van verkoopfacturen.
De rol van de accountant in dit verhaal wordt meer consulterend. Een accountant analyseert de gegevens namelijk op een manier die een robot nog niet kan. De accountant vertelt jou dus precies wat de door de robot verwerkte cijfers betekenen.
Hoe automatiseer ik mijn boekhouding?
Bij Botaccountant geloven we heilig in de steeds groter wordende rol van automatisatie van boekhouding. Daarom werkten wij de afgelopen jaren met een team van accountants en techneuten aan Botaccountant: de toonaangevende geautomatiseerde boekhoudoplossing van Nederland die boekhoudgerelateerde taken tot wel 50 procent sneller verwerkt dan andere oplossingen.
Maar jij raakt de controle niet kwijt. Integendeel: je hebt meer controle dan ooit. Samen met een team van ervaren accountants, welke het geautomatiseerde proces overzien en zorg dragen voor complexere boekingen, verwerkt Botaccountant jouw boekhouding. Dat doet-ie middels machine learning (ML) en augmented intelligence (AI). Daar vertellen we je graag meer over.
Dashboard-functie (business intelligence)
Je kunt altijd zien wat Botaccountant heeft gedaan. Alles wat hij doet – zowel de financiële als de niet-financiële bronnen – verwerkt hij in inzichtelijke dashboards en overzichtelijke rapportages, zodat je precies weet hoe je onderneming ervoor staat. De collega-accountants houden toezicht op de data en richten zich op de complexe boekingen en analyse van de gegevens.
Benieuwd of het voor jou beter is om je boekhouding zelf te doen, uit te besteden of te automatiseren? Ben je al overtuigd van het gemak van geautomatiseerde boekhouding of heb je toch nog enkele vragen? Neem contact met ons op en plan een vrijblijvend gesprek in.